Text copied to clipboard!
Tytuł
Text copied to clipboard!Asystent ds. organizacji wydarzeń
Opis
Text copied to clipboard!
Poszukujemy Asystenta ds. organizacji wydarzeń, który wesprze zespół w planowaniu, przygotowaniu i sprawnej realizacji eventów o różnej skali i charakterze. Osoba na tym stanowisku będzie uczestniczyć w organizacji konferencji, targów, spotkań firmowych, premier produktów, wydarzeń promocyjnych oraz imprez integracyjnych, dbając o wysoką jakość obsługi i terminowe wykonanie wszystkich zadań. To rola odpowiednia dla osoby dobrze zorganizowanej, komunikatywnej i odpornej na pracę pod presją czasu, która potrafi jednocześnie koordynować wiele elementów projektu i skutecznie współpracować z różnymi interesariuszami.
Asystent ds. organizacji wydarzeń odpowiada za wsparcie administracyjne i operacyjne na każdym etapie przygotowania wydarzenia. Obejmuje to kontakt z dostawcami, przygotowywanie harmonogramów, aktualizowanie list gości, koordynację materiałów promocyjnych, monitorowanie budżetu oraz pomoc w logistyce związanej z miejscem wydarzenia, transportem, cateringiem i wyposażeniem technicznym. Ważnym elementem pracy jest również bieżąca komunikacja z klientami, partnerami, prelegentami i członkami zespołu, aby zapewnić płynny przepływ informacji i szybkie reagowanie na zmieniające się potrzeby.
Na tym stanowisku istotna jest dbałość o szczegóły, umiejętność przewidywania potencjalnych problemów oraz gotowość do działania w dynamicznym środowisku. Kandydat powinien potrafić efektywnie zarządzać priorytetami, prowadzić dokumentację projektową i wspierać procesy zakupowe związane z realizacją wydarzeń. W zależności od specyfiki organizacji, osoba zatrudniona może także uczestniczyć w przygotowywaniu scenariuszy wydarzeń, obsłudze rejestracji uczestników, koordynacji pracy podwykonawców oraz działaniach posprzedażowych i ewaluacyjnych po zakończeniu eventu.
Szukamy osoby, która łączy umiejętności organizacyjne z pozytywnym nastawieniem i wysoką kulturą osobistą. Idealny kandydat potrafi pracować zarówno samodzielnie, jak i zespołowo, jest elastyczny, odpowiedzialny i chętnie angażuje się w realizację ambitnych projektów. Doświadczenie w branży eventowej będzie dużym atutem, jednak równie ważne są motywacja do nauki, inicjatywa oraz umiejętność budowania dobrych relacji z partnerami biznesowymi i uczestnikami wydarzeń.
Rola ta daje możliwość zdobycia praktycznego doświadczenia w obszarze event managementu, rozwijania kompetencji komunikacyjnych i logistycznych oraz udziału w ciekawych projektach o zróżnicowanym profilu. Jeśli interesuje Cię praca pełna wyzwań, różnorodnych zadań i kontaktu z ludźmi, stanowisko Asystenta ds. organizacji wydarzeń może być doskonałym krokiem w rozwoju kariery zawodowej.
Obowiązki
Text copied to clipboard!- Wsparcie w planowaniu i koordynacji wydarzeń stacjonarnych oraz online
- Kontakt z dostawcami, podwykonawcami i partnerami biznesowymi
- Przygotowywanie harmonogramów, checklist i dokumentacji organizacyjnej
- Koordynacja rejestracji uczestników oraz aktualizacja list gości
- Pomoc w organizacji logistyki, cateringu, transportu i wyposażenia technicznego
- Monitorowanie terminów, budżetu i realizacji zadań projektowych
- Wsparcie zespołu podczas realizacji wydarzeń na miejscu
- Przygotowywanie materiałów informacyjnych i promocyjnych
- Rozwiązywanie bieżących problemów organizacyjnych w trakcie eventów
- Udział w podsumowaniach i ewaluacji po zakończeniu wydarzeń
Wymagania
Text copied to clipboard!- Bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów
- Komunikatywność i łatwość nawiązywania relacji zawodowych
- Umiejętność pracy pod presją czasu i w dynamicznym środowisku
- Dbałość o szczegóły oraz odpowiedzialne podejście do obowiązków
- Podstawowa znajomość narzędzi biurowych i arkuszy kalkulacyjnych
- Gotowość do pracy w elastycznych godzinach, także podczas wydarzeń
- Umiejętność pracy zespołowej oraz samodzielnego wykonywania zadań
- Mile widziane doświadczenie w organizacji wydarzeń lub obsłudze klienta
Potencjalne pytania na rozmowie
Text copied to clipboard!- Jakie masz doświadczenie w organizacji wydarzeń lub koordynacji projektów?
- Czy pracowałeś lub pracowałaś wcześniej z dostawcami i podwykonawcami?
- Jak radzisz sobie z pracą pod presją czasu i wieloma zadaniami jednocześnie?
- Czy jesteś dyspozycyjny lub dyspozycyjna do pracy wieczorami i w weekendy?
- Jakie narzędzia biurowe i organizacyjne znasz i wykorzystujesz w pracy?
- Czy masz doświadczenie w kontakcie z klientami lub uczestnikami wydarzeń?
- Jak reagujesz na nieprzewidziane problemy podczas realizacji projektu?
- Dlaczego interesuje Cię praca jako Asystent ds. organizacji wydarzeń?
